استفاده از يک سيستم نرم‌افزاري که به صورت کاملاً کاربردي، تمامي مراحل يک جلسه، از هماهنگي‌هاي قبل از تشکيل جلسه (قرار ملاقات ) تا پي‌گيري‌هاي نتايج جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در برداشته و مکانيزه نمايد، مي‌تواند نقش ارزنده‌اي در تسهيل مديريت جلسات داشته باشد.

سيستم اطلاعاتي مديريت جلسات، با نگرشي کاربردي، مديريت جلسات در سازمان‌ را آسان مي‌نمايد و مي‌تواند به عنوان يک ابزار کمکي در خدمت مديران جلسه، شرکت کنندگان و ساير افراد مربوطه باشد

ماژولهاي سيستم جلسات :

• ثبت جلسه
• کارتابل جلسات
• آرشيو جلسات
• جستجوي جلسه
• راهنما

امکانات اصلي

اين سيستم داراي امکانات فراواني از جمله موارد زير است:

• قابليت تنظيم جلسات
• امکان تقسيم بندي موضوع و هدف جلسات
• ثبت  صورتجلسه و همچنين ساير نتايج و تصميمات جلسه
• ثبت وضعيت حضور‌ اعضاء در جلسات
• ثبت مصوبات جلسه و تعيين افراد مجري و مهلت انجام آن
• امکان دعوت از همکاران براي شرکت در جلسه
• استفاده از سيستم پيام رسان جهت هماهنگي تشکيل جلسات
• امکان تاييد کردن جلسه توسط فرد تاييد کننده
• امکان لغو قرارملاقات و اطلاع رساني به اعضاي جلسه به صورت خودکار
• ايجاد گزارشات کامل و کاربردي از تمامي مراحل اجراي جلسات
• تعريف دستور جلسه
• ارسال دستورجلسه براي مدير جلسه
• اخذ تاييديه دستور جلسه از مدير جلسه و ارسال دعوت نامه به همراه دستور جلسه تاييد شده به اعضاي جلسه به صورت خودکار
• امکان درخواست تغيير دستور جلسه توسط اعضاء
• امکان لغو جلسه و اطلاع رساني به اعضاي جلسه به صورت خودکار
• ثبت وضعيت حضور‌ اعضاء در جلسات
• ثبت صورتجلسه و همچنين ساير نتايج و تصميمات جلسه
• امکان ثبت و ضميمه نمودن انواع فايلهاي مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه امضاء شده، فايل صوتي و تصويري و ....)
• ثبت مصوبات جلسه و تعيين افراد مجري و مهلت انجام آن
• ارسال مصوبات شده براي مجريان تعيين شده هر فعاليت
• قابل رويت بودن فعاليت‌هاي ارجاع شده به هر شخص در ليست پيگيري‌هاي وي
• ثبت اقدامات انجام شده براي يک فعاليت ارجاعي
• امکان رؤيت روند پيشرفت يک فعاليت تعيين شده